Voortgang proces Privacy

Voor onze kerk - en onze leden -  zijn privacy en een veilige omgeving van groot belang. De kerkenraad heeft in zijn vergadering van juni 2018 het concept beleidsplan Privacy besproken.
Het doel van de wetgeving is de bescherming van onze persoonsgegevens. Dus ook wij als kerk moeten hieraan uiteraard voldoen.
Voor het kunnen functioneren als kerkelijke gemeenschap zullen we een naam, adres, geboortedatum, doop, belijdenis  e.d. van leden moeten kunnen vastleggen. Dit wordt ook geaccepteerd,  mits het intern blijft. Als het gepubliceerd wordt, kunnen  ook niet-leden de gegevens   onder ogen krijgen, bijv.  via de website of de App Protestant. En daar zit een probleem.
Zaken als bloemengroet,   datum van verjaardag, ziekte van leden,  foto’s van activiteiten etc  zijn gegevens die niet extern mogen worden verspreid, tenzij de leden daartoe toestemming geven.
 

Hoe denken we dat te gaan oplossen?

  • Allereerst ons Landelijk Registratie Systeem (LRP); dit systeem voldoet en is gelukkig al  beveiligd ,  zodat geen onbevoegden erin kunnen kijken.  Sleutelhouders met elk een wachtwoord kunnen gedeelten van de gegevens die zij nodig hebben gebruiken  (predikanten, wijkouderlingen en kerkelijk bureau medewerkers, met één toezichtouder nl. de scriba).
  • Onze beveiligde  website (https)  zal op termijn een open deel en een gesloten deel krijgen. Het open deel bevat de algemene gegevens die door iedereen zijn in te zien. In het gesloten deel -  waar je in kunt komen via  een wachtwoord (alleen voor  eigen leden) -  staan bijv. de Ontmoeting, de wekelijkse kerkbrief en allerlei foto’s.
  • De App Protestant zal een  kerkbrief tonen zonder persoonlijke gegevens, maar geen Ontmoeting meer (de App is namelijk niet te beveiligen met een wachtwoord).
  • Alle leden van onze kerk krijgen een lijst ter invulling of zij per onderdeel (foto, geboortedatum e.d.) wel of niet bezwaar maken tegen vermelding .  Deze lijst zult u krijgen samen met de Kerkbalans in januari 2019.
  • Bij verhuizen binnen Neede wordt tot op heden het oude en nieuwe adres vermeld. In de toekomst geeft u aan of u dat inderdaad wilt. Bij verhuizing  naar een andere gemeente  wordt alleen de plaats vermeld, geen adres.
Tenslotte hebben we een Privacyverklaring (statement) opgesteld. Hierin wordt omschreven op welke wijze uw persoonsgegevens worden beschermd en welke rechten u aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kunt ontlenen. Bovendien leest u dan hoe de verwerkingen voor de organisatie  en ledenadministratie worden verricht en krijgt u  een bijlage   met organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Deze model Privacyverklaring wordt op de website gezet en hierin kunt u alle genoemde zaken doorlezen (is onderaan de website te vinden).
 
Namens de kerkenraad, Niels Sies